¿Qué es el REPSE? ¿Quiénes están obligados a tenerlo?

El REPSE es un requisito clave para las organizaciones que brindan servicios especializados en México. A continuación, te explicamos qué es, quiénes deben registrarse y qué implica para las empresas. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el REPSE y para qué sirve?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una iniciativa mexicana de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS). Este registro surgió como parte de la reforma laboral del año 2021 que busca regular y transparentar la subcontratación de servicios especializados. 

El REPSE tiene como finalidad proteger los derechos laborales de los colaboradores, además de evitar la evasión fiscal y erradicar las prácticas abusivas relacionadas con el outsourcing. 

Las empresas que brindan servicios especializados deben estar registradas mediante el REPSE y cumplir con las obligaciones fiscales de seguridad social. De esta forma se garantiza que los colaboradores subcontratados reciban condiciones laborales justas y que las empresas operen de manera transparente.

¿Cuál es la normativa vigente para el REPSE?

La normativa vigente para el REPSE se basa en la reforma laboral publicada el 23 de abril del 2021 en el Diario Oficial de la Federación. Esta reforma modificó la Ley Federal del Trabajo (LFT), estableciendo la obligatoriedad de registrar en la STPS a las empresas que brindan servicios u obras especializadas. 

Para obtener el registro, las organizaciones deben mostrar que se encuentran al tanto de sus obligaciones fiscales y de seguridad social. Esto asegura que la subcontratación se lleve de forma totalmente legal y que los derechos de los trabajadores subcontratados sean respetados. 

Además de regular la subcontratación laboral, la reforma promueve la adopción de prácticas laborales más justas y transparentes, lo que asegura que las organizaciones operen dentro del marco legal y con una mayor protección para los trabajadores.

¿Quiénes están obligados a cumplir con las disposiciones REPSE?

El registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas es obligatorio para todas las organizaciones y personas físicas que briden servicios o se dediquen a la ejecución de obras especializadas. Incluye a:

• Proveedores de servicios especializados: organizaciones que brindan servicios como mantenimiento, limpieza, seguridad o cualquier otro servicio especializado dentro de las instalaciones de sus clientes. 
• Contratistas de obras especializadas: empresas que llevan a cabo proyectos o trabajos específicos que no forman parte de la actividad económica preponderante de la organización contratante.
• Personas morales y físicas: las empresas (personas morales) tanto como el individuo (persona física) que brinde estos servicios o realice estas obras, está obligado a registrarse en el REPSE con el objetivo de cumplir con las normativas fiscales y laborales vigentes.

En sectores como la construcción, abarca a contratistas, subcontratistas, inversionistas, ingenieros, arquitectos, etc. Es decir, toda persona o entidad involucrada en la planificación, diseño, construcción, mantenimiento y demolición de proyectos está sujeta al REPSE.

Esto exige que el área de recursos humanos trabaje en conjunto con los proveedores para cumplir con los requisitos normativos. Asimismo, el registro REPSE asegura que las actividades se realicen de forma legal, respetando los derechos laborales de todos los trabajadores. 

¿Qué comprenden los Servicios Especializados registrados en el REPSE?

Los Servicios Especializados registrados en el REPSE son todos aquellos que requieren conocimientos técnicos específicos y que no están relacionados con las actividades principales de la organización contratante. 

Estos servicios deben estar inscritos en el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados de la STPS y además, no deben formar parte del objeto social de la empresa que los contrata. Te listamos algunos ejemplos de servicios especializados:

• Instalaciones y remodelaciones en empresas o en plantas industriales.
• Comedores industriales, en donde el servicio de alimentación no es parte de la actividad principal de la organización. 
• Servicios de limpieza, mantenimiento, jardinería y seguridad, prestados dentro de las instalaciones del cliente.
• Agencias de diseño y marketing que realizan proyectos directamente en las instalaciones de la empresa que contrata.
• Empresas de tecnología (TI) que brindan soluciones o capacitan personal en las instalaciones del cliente. 

¿Cuáles son los requisitos para registrarse en el REPSE?

Existen una serie de requisitos legales establecidos por la STPS para registrar una organización en el REPSE, estos son: 

1. Demostrar carácter especializado: tanto la persona física o moral como las actividades a registrar deben ser claramente especializadas.
2. Cumplimiento de las obligaciones fiscales: es de suma importancia estar al corriente con las obligaciones ante el IMSS, Infonavit y el SAT.
3. Documentación general: si bien puede variar según la actividad, en general se requieren los siguientes documentos:

•  Cédula fiscal de la empresa
•  Identificación oficial de la persona física o moral
•  Acta constitutiva de la organización
•  Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
•  Registros patronales ante el IMSS
•  Comprobantes de nómina
•  Documentación sobre capacitación

¿Cómo tramitar el registro en el REPSE?

A continuación, se detallan los 8 pasos para tramitar el registro en el REPSE:

1. Acceso al portal: ingresa al sitio web oficial del REPSE con tu firma electrónica (e.firma).
2. Verificación automática: el sistema verificará de forma automática que no tenga adeudos con el IMSS, Infonavit y SAT. Si existen adeudos, deberán resolverse antes de continuar. 
3. Datos y documentación: completa los datos generales necesarios y carga la documentación requerida, como el acta constitutiva, o constancia de situación fiscal de la empresa. 
4. Clasificación de riesgos: indica el nivel y categoría de riesgo según el catálogo de actividades del seguro de riesgos del IMSS. Esto es fundamental para que se clasifiquen correctamente las actividades de la organización.
5. Categorías y cuestionario: selecciona las categorías que correspondan a las actividades especializadas que realizarás y completa el cuestionario específico por cada una de ellas. 
6. Carga de documentos: recuerda subir todos los documentos en formato PDF que el sistema requiera. También asegúrate de que estén en orden y vigentes.
7. Número de folio: cuando esté cargada toda la información, el sistema te brindará un número de folio que servirá para darle seguimiento a tu solicitud. 
8. Resolución: la STPS cuenta con un plazo de 20 días hábiles para emitir una resolución. Si no se recibe una respuesta dentro de ese periodo, se puede solicitar una resolución en los 3 días posteriores. Si no se recibe notificación en ese plazo, el registro se considerará legalmente efectuado.  

¿Qué pasa si las prestadoras de servicios no registran en el REPSE?

Para empezar, la empresa no podrá operar de forma legal en la prestación de servicios. Esto quiere decir que cualquier actividad que realice sin el registro será considerada ilegal, y la organización se arriesga a sanciones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Además, no cumplir con esta obligación en materia de subcontratación conlleva otras consecuencias tanto para la organización prestadora como para la que contrata sus servicios: 

• Multas: según la LFT, las organizaciones que no cumplan con el registro enfrentarán multas que empiezan desde los 2,000 hasta 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Estas sanciones pueden tener un impacto financiero, lo que afecta las operaciones de la compañía.
• Responsabilidad solidaria: además de las sanciones directas a la prestadora de servicios, la empresa beneficiaria que contrata no registrada en el REPSE también se ve afectada. En estos casos, la empresa contratante puede ser considerada responsable solidaria. 

Esto significa que deberá asumir las obligaciones laborales y de seguridad social que la empresa prestadora no haya cumplido, como por ejemplo el pago de salarios y contribuciones al IMSS e Infonavit. Además, la empresa contratante podría enfrentar multas por parte de la STPS.

¿Qué beneficios estar registrado en el REPSE?

El REPSE es un mecanismo clave que ofrece múltiples beneficios tanto para las empresas como para los colaboradores y el entorno laboral general. Conoce las principales ventajas:

1. Protección laboral: el REPSE asegura que los colaboradores subcontratados reciban los mismos derechos y prestaciones que los colaboradores directos, lo que evita abusos laborales y garantizao el acceso a la seguridad social, vacaciones, aguinaldo y demás beneficios. 
2. Cumplimiento fiscal: al exigir el registro, el REPSE asegura que los colaboradores cumplan con sus obligaciones fiscales y de seguridad social. Esto ayuda a combatir la evasión de impuestos y a generar un entorno de mayor responsabilidad fiscal. 
3. Reducción de riesgos legales: operar dentro del marco regulatorio establecido por el REPSE permite a las compañías evitar sanciones y multas, minimizando los riesgos de enfrentar problemas legales tanto por parte de la STPS como de otras autoridades.
4. Transparencia y confianza: el REPSE promueve prácticas empresariales claras, reguladas y transparentes. Las empresas contratantes pueden verificar fácilmente que los prestadores de servicios están en cumplimiento con la ley, generando una subcontratación más confiable.
5. Seguridad jurídica: proporciona un marco legal sólido que regula la subcontratación de personal y evita conflictos derivados de la falta de claridad en las obligaciones laborales y fiscales. Esto beneficia tanto a las empresas como a los colaboradores de las mismas.
6. Mejora en la gestión del personal subcontratado: facilita la administración de los colaboradores al garantizar que los prestadores de servicios cumplen con todas las normativas. De esta forma, se evitan confusiones o irregularidades, tanto en los procesos de contratación como en los procesos de pagos.
7. Fomento de la formalidad laboral: con el correspondiente registro, el REPSE contribuye a un entorno laboral más formal y estable, donde las empresas están obligadas a cumplir todas las normativas de seguridad social y fiscales, beneficiando el crecimiento del mercado laboral formal. 
8. Competitividad y reputación: las empresas registradas demuestran su compromiso con la legalidad y la responsabilidad social, mejorando su reputación en el mercado y volviéndose más competitivas al atraer clientes que valoran la transparencia y el cumplimiento normativo. 

En nuestro blog encontrarás recursos útiles y actualizaciones clave que te ayudarán a asegurar el cumplimiento en el ámbito laboral. ¡Visita minu para estar al tanto y optimizar tu enfoque!