Impuesto sobre la nómina en México: ¿cómo calcularlo?

Entender cómo se debe calcular el impuesto sobre la nómina (ISN) es un aspecto más que clave para cualquier empresa y empleador. Este gravamen conlleva responsabilidades y consideraciones importantes que el equipo de recursos humanos o gestión de nómina debe tener en cuenta. A continuación, te contamos todo sobre este impuesto, cómo se calcula y qué implica.

¿Qué es el impuesto sobre nómina (ISN)?

El impuesto sobre nómina es un gravamen aplicado en México sobre las transacciones correspondientes al pago del salario y demás prestaciones laborales. Está regulado por la Secretaría de Finanzas de cada estado, la cual determina el porcentaje a cobrar a las empresas, por tanto, se trata de una obligación fiscal.

Este impuesto tiene como objetivo financiar los servicios y programas gubernamentales. 

Cabe destacar que, aunque este cálculo se basa en el salario de los trabajadores, los mismos no deben ver ninguna deducción relacionada con este impuesto en su remuneración. A continuación, te contamos quiénes deben hacerse cargo de ese impuesto.

Responsables del pago del impuesto sobre nómina

• Empresas: todas las organizaciones dedicadas a actividades mercantiles, industriales o prestación de servicios están obligadas a pagar este impuesto estatal. Se incluyen tanto las grandes corporaciones, como las pequeñas y medianas empresas.
• ‍Personas físicas con actividad empresarial: aquellas que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia deben cumplir con este impuesto. Se incluyen: profesionales independientes y autónomos que ejercen una actividad económica de forma individual.
• Organizaciones sin fines de lucro: aquí entran las entidades cuyo objetivo es ayudar o atender un asunto social. Este puede estar relacionado con la cultura, el arte, la salud, entre otros temas. Estas organizaciones también están sujetas al pago del impuesto sobre nómina, por más que no persigan fines de lucro.
• Organismos públicos: los organismos encargados de suministrar servicios de interés público de forma gratuita también deben contribuir con el pago del ISN. Incluye: entidades gubernamentales a nivel federal, estatal y municipal, así como también instituciones públicas autónomas. 

¿Cómo calcular el impuesto sobre la nómina (ISN)?

Una vez comprendido su concepto, vamos a realizar el cálculo del impuesto sobre la nómina. Para ello, debemos basarnos en determinados datos y variables que cambian según la entidad federativa. Aquí te explicamos los elementos clave para saber cómo calcular este impuesto: 

• Base imponible: la base imponible del ISN está constituida por el total de los ingresos percibidos por los trabajadores, incluyendo sueldo, bonificaciones, comisiones y otras prestaciones laborales.
• Tasa aplicable: toma en cuenta que la tasa del impuesto sobre la nómina varía según la entidad federativa en la que se encuentre la empresa. A continuación, te compartimos las tasas aplicables actualizadas para el año 2024:
  • Aguascalientes: 2.5 %
  • Baja California: 4.25 %
  • Baja California Sur: 4 %
  • Campeche: 2 % a 3 %
  • Coahuila: 3 %
  • Colima: 2 %
  • Chiapas: 2 %
  • Chihuahua: 3 %
  • Ciudad de México (CDMX): 3 %
  • Durango: 3 %
  • Guerrero: 2 %
  • Guanajuato: 3 %
  • Hidalgo: 3 %
  • Jalisco: 3 %
  • Estado de México: 3 %
  • Michoacán: 3 %
  • Morelos: 2 %
  • Nayarit: 3%
  • Nuevo León: 3 %
  • Oaxaca: 3 %
  • Puebla: 3 %
  • Querétaro: 3 %
  • Quintana Roo: 4 %
  • San Luis Potosí: 3 %
  • Sinaloa: 2.4 % al 3 %
  • Sonora: 1.5 % (actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca) y 3 % (resto)
  • Tabasco: 2.5 %
  • Tamaulipas: 3 %
  • Tlaxcala: 3 %
  • Veracruz: 3 %
  • Yucatán: 3 %
  • Zacatecas: 3 %

Guía para realizar el cálculo del ISN

Para calcular eficazmente el impuesto sobre la nómina, se debe usar una fórmula básica que consta de estos dos componentes ya mencionados: la base imponible y la tasa aplicable. La fórmula completa es la siguiente: 

Base imponible x Tasa aplicable = Concepto ISN

Para entenderlo mejor, consideremos el siguiente ejemplo: Supongamos que una empresa con sede en el Estado de México tiene una base imponible de $100,000 MXN. Esto significa que el total de los salarios sujetos a impuestos dentro de un periodo específico, asciende a esa cantidad. 

Si la tasa aplicable en el Estado de México es del 3%, entonces podemos calcular el impuesto sobre la nómina de la siguiente forma: 

$100,000 MXN (base imponible) x 0.03 (tasa aplicable) = $3,000 MXN

Por lo tanto, el monto a pagar como ISN para esta empresa sería de $3,000 MXN. Cabe aclarar que comprender y calcular correctamente el ISN es una parte importante de las obligaciones fiscales de las empresas.

¿Cómo está constituido el impuesto sobre la nómina?

Ahora que ya sabes cómo calcularlo, debes saber que el impuesto sobre nómina está constituido por las distintas formas de compensación laboral. Para entenderlo mejor, te presentamos sus componentes: 

• Sueldo (quincenal, semanal o mensual): la base del impuesto sobre nómina es el sueldo que perciben los trabajadores de manera regular durante la relación laboral. Ya sea de forma quincenal, semanal o mensual.
• Prima vacacional: es la que se paga en el periodo correspondiente a las vacaciones del trabajador.
• Comisiones por venta: las comisiones generadas por las ventas realizadas por los trabajadores forman parte de los ingresos sujetos a este impuesto.
• Aguinaldo: aquel que se paga al finalizar el año como una prestación adicional.
• Horas extras (canceladas durante el mes): las horas extras trabajadas y pagadas durante el mes.
• Bonos o premios: cualquier bono o premio, ya sea en dinero o especie, que se entregue a los empleados como reconocimiento por su desempeño.
• Prima por antigüedad: las primas por antigüedad que se otorgan a los trabajadores como incentivo por su permanencia en la empresa.
• Compensaciones adicionales: cualquier compensación adicional que reciban los trabajadores, como bonos por cumplimiento de metas o recompensas por rendimiento excepcional.
• Participación patronal al fondo de ahorro: las contribuciones que realiza el empleador al fondo de ahorro de los empleados.

Conceptos excluidos del impuesto sobre nómina

Existen algunos conceptos que están exentos de este gravamen y son de suma importancia para determinar la carga fiscal de las empresas y gestionar sus recursos financieros:

• Instrumentos y materiales necesarios para el trabajo.
• Aportaciones al sistema de ahorro para el retiro.
• Jubilación, pensión, haberes de retiro, pensión vitalicia.
• Indemnizaciones por riesgos de trabajo.
• Fondos destinados al crédito para la vivienda de los trabajadores en Infonavit y al Fovissste.
• Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE).
• Aportes adicionales que otorgue la empresa a favor de sus trabajadores.
• Gastos funerarios.
• Gastos de representación y viáticos.
• Alimentación, habitación y despensa.
• Primas a pagar por los seguros obligatorios de los trabajadores.
• Prestaciones de previsión social regulares y permanentes.
• Participación en las Utilidades de la Empresa (PTU).
• Nóminas de las personas con discapacidad que sean contratadas por la empresa.
• La contratación de personal con discapacidades.
• Gastos por instalación de equipos.

¿Cómo se realiza el pago del impuesto sobre nómina?

Como mencionamos antes, la Secretaría de Finanzas de cada estado de México es el ente que regula el pago del ISN.  Para ello, se deben seguir los pasos establecidos que garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de las empresas:

1. Determinar la tasa de ISN: la primera tarea es identificar la tasa aplicable del ISN según la entidad federativa en la que opera la empresa. Esta información puede obtenerse directamente de la Secretaría de Finanzas correspondiente.
2. Realizar el cálculo: una vez conocida la tasa aplicable, se procede a calcular el monto del impuesto sobre nómina en función de la base imponible y la tasa establecida.
3. Hacer el pago electrónico: el siguiente paso es efectuar el pago del impuesto de forma electrónica, utilizando los canales habilitados por la Secretaría de Finanzas de cada estado. Esto puede implicar el uso de plataformas online o la realización de transferencias bancarias.
4. Presentar la declaración mensual: finalmente, las empresas deben presentar una declaración mensual ante la Secretaría de Finanzas del estado correspondiente. En ella se detallan los montos pagados y otros datos relevantes. Esto se realiza ingresando al portal correspondiente y seleccionando la opción adecuada.

En algunos estados pueden existir subsidios al ISN. Esto significa que ciertas empresas pueden beneficiarse de descuentos o incluso de la exención del impuesto. 

¿Qué pasa si no se cumple con el pago del ISN?

Al ser una obligación fiscal, el incumplimiento del pago del ISN puede traer graves consecuencias. No solo del tipo financiero, sino también del tipo legal y reputacional. Aquí te presentamos algunas:

• Sanciones financieras para las empresas: las empresas que no cumplan con el pago de este impuesto pueden enfrentar multas, recargos e intereses; lo que puede representar un duro golpe para sus finanzas.
• Auditorías fiscales: las autoridades fiscales pueden realizar auditorías exhaustivas a las empresas que incumplan con el pago de este impuesto.  Esto implica costos adicionales y puede derivar en otras sanciones .
• Dificultad para obtener financiamiento: las empresas con antecedentes de incumplimiento fiscal encuentran mayores dificultades para acceder a créditos o inversiones. Esto se debe a que las entidades financieras consideran este factor como un indicador de riesgo elevado.
• Embargo de cuentas bancarias: en casos extremos, las autoridades fiscales pueden proceder al embargo de las cuentas bancarias de las empresas morosas. Dicho embargo puede afectar gravemente su capacidad para operar.
• Demandas laborales: los trabajadores pueden presentar demandas contra las empresas que no cumplan con sus obligaciones fiscales, especialmente en lo que respecta al pago de las contribuciones a la seguridad social.
• Posible cierre de la empresa: en casos de incumplimiento grave y reiterado, las empresas pueden enfrentar la suspensión o incluso el cierre definitivo de sus operaciones.

El pago de impuestos es fundamental para las entidades federales, quienes lo utilizan para financiar servicios públicos esenciales. Con minu podrás brindar una gran variedad de compensaciones y beneficios para empleados, tales como el salario on-demand (acceso al salario ya trabajado), sin que se vea afectado este cálculo. Ingresa a nuestra página web y conoce más.