¿Es obligatorio dar transporte a los empleados en México?

En México la competencia laboral ha impulsado a las empresas a ofrecer beneficios que mejoren el bienestar y desempeño de sus empleados. Uno de estos es la ayuda de transporte, que facilita el acceso a los centros de trabajo y mejora la movilidad laboral. Pero, ¿es obligatorio brindarlo? Aquí analizamos esta cuestión.

La ley no obliga a las empresas a proporcionar transporte, salvo en casos estipulados por contrato. No obstante,  La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) recomienda considerarlo como una prestación clave. Según el INEGI, en 2022, el 16% de los trabajadores tardaban más de una hora en llegar a su empleo, lo que resalta su importancia como beneficio para mejorar su  bienestar.

¿Qué es la ayuda de transporte y cómo se aplica en México?

La ayuda de transporte es un beneficio que permite a las empresas facilitar el traslado de sus empleados al lugar de trabajo, cubriendo costos de transporte público, gasolina o servicios privados. En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 284, establece la estipulación de este apoyo en ciertos casos, dependiendo de la ubicación de la empresa, la duración de la jornada de trabajo y la accesibilidad al transporte.

Además de garantizar el cumplimiento de los días de trabajo, este beneficio contribuye a los derechos laborales en materia de seguridad, promoviendo el bienestar de los empleados. También refuerza el compromiso empresarial con la estabilidad y productividad, alineándose con los principios de la Comisión Nacional.

¿En qué casos las empresas otorgan ayudas de transporte?

Aunque no es un derecho obligatorio, las empresas pueden ofrecer ayuda de transporte por diversas razones, fortaleciendo las relaciones de trabajo y el bienestar de los empleados. Algunos motivos incluyen:

• Centros de trabajo ubicados en zonas alejadas o de difícil acceso.
• Actividades que requieren traslados constantes, como la supervisión de proyectos fuera de la oficina.
• Jornada de trabajo nocturna o en horarios en los que el transporte público es limitado.
• Compromiso de la empresa por mejorar el bienestar del empleado como parte de un paquete de prestaciones superiores a la ley.
• Políticas internas establecidas en contratos individuales o contratos colectivos de trabajo.

Además de facilitar la asistencia y puntualidad de los empleados, ofrecer el pago  es una estrategia para atraer y retener talento porque al reducir el impacto económico que conlleva los gastos de transporte, los trabajadores pueden destinar una mayor parte de su cuota diaria a cubrir otras necesidades. 

Formas de otorgar el beneficio de ayuda de transporte

Las empresas pueden proporcionar la ayuda de transporte de distintas maneras, dependiendo de sus recursos y necesidades operativas para mejorar las condiciones de trabajo. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

1. Reembolso de gastos: aplicable en desplazamientos ocasionales o trabajos especiales. El empleado cubre los gastos de viaje y la empresa los reembolsa con comprobantes. Forma parte de los viáticos, incluyendo gastos de transporte, hospedaje y alimentación.
2. Transporte corporativo: la empresa proporciona medios de transporte como autobuses o camionetas para trasladar empleados a sus centros de trabajo desde puntos clave. Es común en parques industriales o zonas remotas.
3. Tarjetas de transporte: algunas empresas ofrecen tarjetas o vales recargables para el transporte público. Beneficia a quienes dependen del transporte urbano y dependan solo de un salario mínimo.
4. Ayuda en efectivo: se otorga un monto fijo diario o mensual para cubrir el transporte. Su manejo debe ser transparente para evitar problemas fiscales.
5. Vales de gasolina: para empleados con vehículo propio, cubren costos de traslado. Común en puestos con movilidad constante, como ventas o supervisión. Aprende más sobre este beneficio en nuestro artículo anterior del blog: Vales de gasolina: qué son, cómo funcionan y cómo calcularlos.

Implicaciones fiscales y de seguridad social de la ayuda de transporte

La ayuda de transporte tiene consideraciones fiscales y de seguridad social que las empresas y el área de recursos humanos deben tener en cuenta:

• ISR y la ayuda de transporte: la ayuda de transporte puede estar sujeta a retención de Impuesto Sobre la Renta (ISR) si se considera parte del salario del trabajador.
• Cuotas del IMSS: dependiendo de la modalidad en que se otorgue la ayuda de transporte, podría integrar el salario base de cotización y generar contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
• Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT): la ayuda de transporte puede impactar en la base de cotización de los empleados, influyendo en las aportaciones para créditos de vivienda.
• Deducción en la declaración fiscal para las empresas: en algunos casos, la ayuda de transporte puede ser deducible de impuestos, siempre y cuando cumpla con las normas de trabajo y requisitos fiscales establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Cómo se maneja la ayuda de transporte en otros países?

En distintos países, la ayuda de transporte es un beneficio clave para la movilidad laboral. Brasil exige vales de transporte, Francia obliga a reembolsar el 50% del transporte público, y en EE. UU., empleados con más de un año de servicio pueden acceder a beneficios fiscales para cubrir estos costos. En Alemania, muchas empresas subsidian el transporte público y la movilidad sostenible.

Cada país adopta enfoques distintos para mejorar  las condiciones de trabajo, ya sea por ley o incentivos corporativos. En México, aunque no es obligatorio por la presente Ley Federal del Trabajo, las empresas pueden ofrecer subsidios o reembolsos para optimizar  la movilidad de sus empleados, fortalecer su atractivo como empleadores y aumentar la productividad y bienestar laboral.

Movilidad sostenible en el futuro del transporte laboral en México

La movilidad laboral en México está cambiando con la tecnología y las nuevas estrategias empresariales, al  Implementar transporte compartido, incentivos sostenibles y subsidios para mejorar la experiencia del empleado, como también permitir el  teletrabajo.

• Compromiso con el medio ambiente: empresas están promoviendo alternativas ecológicas de transporte.
• Opciones sostenibles: uso de bicicletas eléctricas, automóviles compartidos y subsidios para el transporte público.
• Beneficios para empleados: mayor accesibilidad, ahorro en costos y reducción del estrés por movilidad.
• Impacto ambiental: disminución de la contaminación y desarrollo de ciudades más eficientes.
• Ventaja competitiva: empresas con estrategias de movilidad inteligente mejoran su reputación y atraen talento más fácilmente.

Impacto del transporte en la productividad y bienestar laboral

Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT) no establece la obligatoriedad de brindar transporte a los empleados, su impacto en la productividad y el bienestar de los equipos es innegable. En algunos casos, si se ha implementado y se llegara a retirar este beneficio sin una causa justificada, podría afectar la estabilidad laboral y el compromiso de los trabajadores.

Un traslado largo o complicado puede generar estrés y fatiga, afectando directamente la productividad. A continuación, se presentan los principales efectos del transporte en el entorno laboral:

1. Reducción del estrés y la fatiga: traslados largos aumentan el estrés y la fatiga, afectando la concentración y el bienestar. El transporte corporativo o subsidios de gastos de transporte o gastos de viaje reducen esta carga.
2. Incremento en la puntualidad y reducción del ausentismo: la falta de transporte genera retrasos y ausencias. Empresas con apoyo en movilidad mejoran asistencia, productividad y evitan en gran parte la rescisión laboral o posibles conflictos derivados de un despido injustificado por llegadas tardías constantes.
3. Mayor productividad y desempeño laboral: traslados largos reducen energía y enfoque. Empresas que compensan con reembolsos los gastos de viaje y gastos de transporte optimizan el rendimiento y la eficiencia de sus equipos.
4. Mejora en la calidad de vida y compromiso laboral: menos tiempo y costo en traslados mejoran el bienestar y el compromiso. El apoyo en movilidad refuerza la lealtad del empleado por sus servicios prestados.

Las empresas que brindan este tipo de apoyo refuerzan su compromiso con sus colaboradores, complementando prestaciones como días de descanso o días de vacaciones,  aguinaldo, prima vacacional, prima de antigüedad y otros incentivos. Además, en caso de terminación de la relación laboral, puede impactar en el cálculo de las compensaciones que una beneficiaria o beneficiario pueda recibir.

Aunque no es obligatorio por la Ley Federal del Trabajo, ofrecer ayuda de transporte fortalece la relación con los empleados, aumenta la productividad y reduce el ausentismo. Si buscas mejorar también la administración de este tipo de beneficios, en minu tenemos opciones flexibles y a medida para tu empresa. ¡Agenda una cita y descubre más!