Vales de gasolina: qué son, cómo funcionan y cómo calcularlos

Los vales de gasolina son cada vez más populares, tanto por los beneficios que aportan a los colaboradores como por las ventajas que representan para las empresas. A continuación, te contamos en detalle qué son los vales de gasolina, y cómo funcionan en México.

¿Qué son los vales de gasolina?

Los vales de gasolina son instrumentos de pago prepagados que permiten a los colaboradores adquirir combustible para sus vehículos. Pueden usarse en gasolineras afiliadas y sin necesidad de utilizar efectivo, tarjeta de crédito o débito personal como medio de pago. 

A diferencia de otras prestaciones, como el pago en efectivo o las tarjetas de regalo, los vales de gasolina son una prestación superior a la ley. Es decir, que no forman parte del salario base, y no inciden en el cálculo de las cotizaciones a la seguridad social ni en otros beneficios como las vacaciones pagadas.

¿Cuáles son los tipos de vales de gasolina?

Existen dos tipos principales de vales de combustible a nivel nacional, que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa y sus colaboradores:

Vales de gasolina para control

Los vales de control de combustible están diseñados para optimizar el control de gastos en combustible por parte de las empresas. Suelen ofrecer las siguientes características:

• Límite de consumo: permiten establecer un límite de consumo mensual o semanal para cada colaborador, lo que ayuda a tener un mayor control del gasto en combustible y evitar usos excesivos.
• Restricciones de uso: pueden establecerse restricciones en cuanto a dónde se puede utilizar el vale, como por ejemplo, solo en estaciones de servicio específicas o en horarios determinados.
• Monitoreo de uso: la empresa puede acceder a informes detallados sobre el uso de los vales, incluyendo el consumo de diésel por colaborador, la estación de servicio utilizada y la fecha de la compra de combustible.

Vales de gasolina para movilidad

Se enfocan en brindar flexibilidad y comodidad a los colaboradores en lo que respecta al uso de su vehículo personal. Suelen ofrecer las siguientes características:

• Pueden ser utilizados en una amplia red de estaciones de servicio, lo que brinda a los colaboradores mayor libertad para elegir dónde cargar combustible.
• Permiten el pago de peajes en autopistas, lo que facilita los viajes y ahorra tiempo a los colaboradores.
• Pueden incluir beneficios adicionales como asistencia en carretera o seguros contra accidentes, lo que brinda mayor seguridad y tranquilidad a los colaboradores.

¿Cómo funcionan los vales de gasolina?

El funcionamiento de los vales de gasolina es sencillo y eficiente. Se realiza a través de un monedero electrónico autorizado por el SAT, que funciona desde una aplicación móvil, como una cuenta prepagada en la que la empresa deposita el monto correspondiente al beneficio de cada colaborador.

La empresa debe basarse en un análisis del consumo promedio por unidad para establecer el monto mensual para las tarjetas de vales de gasolina, o vales de papel, que se asignan a cada colaborador. Este monto puede variar según las necesidades de cada puesto de trabajo y las características de la flota vehicular.

Al ser una operación electrónica, la empresa tiene acceso a un panel de control que le permite monitorear el uso de los vales de gasolina por parte de los colaboradores. Dicha información puede usarse para identificar irregularidades, controlar el gasto y realizar ajustes en el programa de vales de gasolina.

¿Cómo calcular el gasto de la gasolina de tu flotilla?

Conocer el gasto de combustible de tu flotilla es fundamental para optimizar costos, controlar el uso de los vehículos y tomar decisiones estratégicas.

Para calcular el rendimiento de combustible, se divide la distancia total recorrida (en kilómetros) entre la cantidad de litros de combustible consumidos. 

Una vez obtenido el rendimiento de combustible, se multiplica por el precio del litro de gasolina para obtener el costo por kilómetro recorrido. 

Las fórmulas son las siguientes:

¿Los vales de gasolina son deducibles de impuestos?

Sí, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Además, para que la deducibilidad sea válida, la empresa debe contar con los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) que respalden la compra de los vales de gasolina. 

En nuestro artículo de cómo deducir la gasolina, encontrarás el paso a paso para llevar a cabo este proceso.

Beneficios de usar vales de gasolina

Si bien las deducciones son una de las ventajas fiscales más importantes a la hora de usar vales de gasolina, existen muchos otros beneficios que las empresas y los colaboradores pueden obtener al implementar este sistema, como:

Mejorar la retención laboral

Al ofrecer vales de gasolina, las empresas ayudan a sus colaboradores a reducir sus gastos mensuales en combustible, lo que les permite disponer de más dinero para otros fines. Esto puede aumentar la satisfacción laboral y contribuir a la retención de talento.

Incentivar el cumplimiento de objetivos

Los vales de gasolina pueden usarse como un incentivo para motivar a los colaboradores a alcanzar objetivos específicos, como aumentar las ventas, mejorar la productividad o reducir los costos. Al recibir vales de gasolina como recompensa, los colaboradores se sienten más valorados y comprometidos.

Administrar el gasto de combustible

Los vales de gasolina permiten a las empresas establecer topes y límites de consumo de combustible por colaborador, lo que ayuda a controlar el gasto. Al tener una visión clara del consumo de combustible, las empresas identifican áreas de mejora y toman decisiones informadas sobre la gestión de su flotilla. 

Optimizar el uso de combustible

Los sistemas de gestión de vales de gasolina suelen proporcionar informes detallados sobre el consumo de combustible por colaborador, vehículo, ruta y tiempo. Esta información permite a las empresas identificar patrones de consumo, detectar irregularidades y tomar medidas al respecto. 

Controlar mejor la flotilla de vehículos

Algunos sistemas de vales de gasolina incluyen funcionalidades de rastreo GPS, lo que permite a las empresas conocer la ubicación de sus vehículos en tiempo real. Esta información puede ser útil para optimizar las rutas de los vehículos, reducir el tiempo de inactividad y mejorar la seguridad de la flotilla.

Un método seguro para tus colaboradores

Los vales de gasolina permiten a las empresas controlar quién utiliza el combustible y en qué cantidades. Esto puede ayudar a prevenir el uso indebido de los vehículos y el consumo de combustible para fines personales.

Facilitar la facturación

Los CFDI emitidos por los proveedores de vales de gasolina sirven como comprobantes fiscales válidos para la empresa. Esto facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y proporciona mayor transparencia en el manejo de los gastos de gasolina.

Los vales de gasolina, así como los vales de despensa y similares, son una solución beneficiosa para ambas partes de la relación laboral. Aprovecha nuestra tarjeta de vales de gasolina al 0% de comisión de servicio y con red abierta para optimizar el gasto de combustible de tu flotilla y consigue grandes beneficios fiscales. ¡Únete ahora!