Todo sobre los viáticos: qué son, cuándo se pagan y cómo calcularlos

Para cubrir los gastos que generan los viajes de negocios, las empresas otorgan viáticos a sus empleados. En este artículo, exploraremos qué son, cómo se calculan y cómo se gestionan de manera eficiente.

¿Qué son los viáticos? 

Los viáticos son una prestación económica que se otorga a los empleados para cubrir los gastos adicionales que generan los desplazamientos o viajes realizados por motivos laborales. 

En otras palabras, se trata de una asignación de dinero destinada a sufragar los costos asociados a cumplir con las funciones del trabajo fuera de las instalaciones habituales de la empresa. Una buena política de viáticos ayuda a que los colaboradores se sientan cómodos, lo que asegura el éxito laboral.

Los viáticos suelen cubrir una amplia gama de gastos relacionados con los viajes de trabajo, como:

• Alojamiento: costo de habitaciones de hotel, alquiler de apartamentos o cualquier otro tipo de hospedaje necesario durante el viaje.
• Alimentación: gastos en comidas y bebidas durante el desplazamiento, incluyendo desayunos, almuerzos y cenas.
• Transporte: costos de transporte público (autobuses, trenes, metro) y otros medios de transporte como taxis, alquiler de vehículos, combustible, estacionamiento, peajes y pasajes aéreos.
• Comunicaciones: gastos en llamadas telefónicas, internet móvil, mensajes de texto y cualquier otro servicio de comunicación necesario para el desarrollo del trabajo.

¿Cuándo se pagan los viáticos?

El momento de pago de viáticos puede variar ligeramente dependiendo de las políticas de cada empresa, sin embargo, lo más común es que se abonen antes del inicio del viaje. 

El monto de los viáticos se calcula considerando diversas variables, entre las que destacan:

• Longitud de la estadía
• Destino
• Políticas de la organización
• Tipo de alojamiento

Esta práctica tiene como objetivo principal brindar al empleado los recursos necesarios para cubrir los gastos que se generen durante el desplazamiento, lo que le otorga la tranquilidad de poder afrontar los costos sin inconvenientes.

Una vez finalizado el viaje, es común que los empleados deban presentar un informe de gastos, acompañado de los comprobantes correspondientes. 

Este proceso se conoce como rendición de cuentas y tiene como objetivo verificar que los fondos asignados en concepto de viáticos se hayan utilizado de manera adecuada y para los fines previstos.

Políticas de reembolso de los viáticos

Las políticas de reembolso de viáticos son un conjunto de normas y procedimientos establecidos por una empresa para regular el proceso de reembolso de los gastos incurridos por los empleados durante sus viajes de negocios. Estas políticas son de suma importancia, ya que:

• Garantizan la transparencia.
• Facilitan la gestión administrativa.
• Cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

Al elaborar una política de reembolso, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Montos permitidos: se deben establecer límites máximos para cada tipo de gasto (alojamiento, alimentación, transporte, gastos de representación, etc.) con el fin de evitar gastos excesivos.
• Moneda y conversión: es importante definir la moneda en la que se realizarán los reembolsos y el procedimiento para convertir las monedas extranjeras si es necesario.
• Procesos: establecer los pasos a seguir para solicitar el reembolso (presentación de solicitud, adjunto de comprobantes, aprobación por parte del supervisor, etc.)
• Plazos de aprobación: se deben definir los plazos máximos para la aprobación y el pago de las solicitudes de reembolso.
• Gastos no reembolsables: se debe establecer una lista clara de gastos que no serán reembolsados (por ejemplo, gastos personales, multas, intereses).
• Facturas, recibos y comprobantes: indicar el tipo de comprobantes que se deben presentar para justificar cada gasto, incluyendo el CFDI necesario, así como el nivel de detalle requerido.

¿Cómo se calculan los viáticos?

Los viáticos se calculan considerando una serie de elementos, entre los que están:

Objetivos definidos

El primer paso para calcular los viáticos es definir claramente los objetivos del viaje. Esto permitirá determinar qué tipo de gastos se deben considerar y en qué cantidad. 

Por ejemplo, si el viaje es para asistir a una conferencia, se deberán incluir los gastos de alojamiento, alimentación y transporte. Si el viaje es para visitar a un cliente, se podrían incluir también los gastos de entretenimiento para potenciar la motivación laboral.

Categorización de los gastos e identificación de los mismos

Una vez definidos los objetivos del viaje, se deben identificar las categorías de gastos que se cubrirán. Las categorías más comunes incluyen:

• Alojamiento: costo de habitaciones de hotel, alquiler de apartamentos o cualquier otro tipo de hospedaje necesario durante el viaje.
• Alimentación: gastos en comidas y bebidas durante el desplazamiento, incluyendo desayunos, almuerzos y cenas.
• Transporte: costos de transporte público (autobuses, trenes, metro), taxis, alquiler de vehículos, combustible, estacionamiento, peajes y boletos de avión. 
• Comunicaciones: gastos en llamadas telefónicas, internet móvil, mensajes de texto y cualquier otro servicio de comunicación necesario para el desarrollo del trabajo.
• Otros gastos: materiales de trabajo, visitas a clientes o proveedores, imprevistos.

Investigación y consideración de costos locales

Es importante investigar los costos locales en el destino del viaje para poder establecer montos máximos razonables para cada categoría de gasto. Esto se puede hacer consultando sitios web de viajes, contactando con la oficina local de la empresa o consultando con un agente de viajes.

Establecimiento de montos máximos

Una vez investigados los costos locales, se deben establecer montos máximos para cada categoría de gasto. Esta cantidad de dinero debe ser suficiente para cubrir los gastos razonables, pero no debe ser excesiva.

Consideración de los factores de destino y duración

El monto de los viáticos también debe considerar la duración del viaje y el destino. Los viajes más largos y a destinos más caros generalmente requieren viáticos más altos.

Aplicación de normativas legales y fiscales

Es importante que el cálculo de los viáticos se ajuste a las normativas legales y fiscales vigentes en el país de destino. Esto puede incluir requisitos específicos para la documentación de los gastos o límites deducibles para ciertos tipos de gastos.

Además, las erogaciones deben ser documentadas de forma correcta para evitar problemas en el reembolso. 

Comunicar efectivamente las políticas de viáticos

Las políticas de viáticos deben ser comunicadas de manera efectiva a todos los empleados que viajan por motivos laborales. Esto incluye proporcionar información sobre los objetivos del viaje, las categorías de gastos cubiertos, los montos máximos permitidos y el proceso de solicitud de reembolso.

Para cumplir las normativas fiscales, es crucial tener un control detallado de los viáticos. La Tarjeta de Gastos Corporativos de minu ofrece una solución integral que ayuda a las empresas a documentar sus gastos de forma precisa, facilitando la deducción de viáticos. Al usar esta herramienta, las empresas pueden:

• Automatizar el registro de gastos: cada transacción realizada con la tarjeta queda registrada automáticamente en la plataforma de minu.
• Generar reportes detallados: obtener informes personalizados sobre los gastos de cada viaje, facilitando la conciliación contable.
• Cumplir con las normativas fiscales: garantizar que toda la documentación necesaria para la deducción de impuestos esté en orden.

¿Existe un monto tope para los viáticos? 

Aunque no existe un monto tope único y universal para todos los viáticos en México, existen lineamientos y límites regidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para considerarlos deducibles fiscalmente. Estos límites varían según el tipo de gasto y si el viaje se realiza dentro o fuera del país.

Alimentación

En territorio nacional los gastos de alimentación son deducibles hasta un máximo de $ 750 MXN diarios por persona.

En el extranjero, para gastos de alimentación realizados en el extranjero, el límite se eleva a $ 1,500 MXN diarios por persona, ajustándose al costo de vida en el país de destino. 

Transporte

Los gastos relacionados con el uso o goce temporal de automóviles, como renta, gasolina por kilometraje, estacionamiento, entre otros, tienen un límite de $ 850 MXN diarios tanto en territorio nacional como en el extranjero.

Eventos

Los gastos asociados a eventos de negocios, como conferencias o reuniones, pueden ser deducibles si están directamente relacionados con la actividad laboral. Los gastos deben ser considerados razonables y proporcionales al objetivo del viaje.

Hospedaje

En México no existe un límite específico para los gastos de hospedaje en territorio nacional. Sin embargo, es importante que estos gastos sean razonables y estén debidamente comprobados.

En el extranjero, los gastos de hospedaje tienen un límite de $ 3,850 MXN diarios por persona.

Regulaciones legales y fiscales de los viáticos 

Los viáticos, al ser una herramienta para cubrir gastos asociados a viajes de negocios, se encuentran sujetos a diversas regulaciones legales y fiscales que buscan garantizar su correcto uso y aplicación. A continuación, se detallan los aspectos más relevantes:

Implicaciones fiscales

Los viáticos, aunque son una herramienta necesaria para los trabajadores que realizan viajes de negocios, tienen implicaciones fiscales importantes que deben ser consideradas.

• No sujeto a impuestos: generalmente no están sujetos a impuestos sobre la renta para el empleado. Sin embargo, es fundamental que estos gastos sean comprobados y que se ajusten a los límites y requisitos establecidos por la ley.
• Documentación requerida: para que los viáticos sean deducibles fiscalmente por la empresa y no generen ingresos gravables para el empleado, se requiere una documentación detallada que incluya:
  • Comprobantes fiscales: facturas, tickets, recibos de hotel, boletos de transporte, etc. que demuestren los gastos realizados.
  • Informes de gastos: un reporte detallado donde se especifiquen los gastos realizados, las fechas, los lugares y el motivo del viaje.
  • Relación con las actividades laborales: se debe demostrar que los gastos están directamente relacionados con las actividades laborales de la empresa.
• Límites y montos establecidos: como se mencionó anteriormente, existen límites establecidos para ciertos tipos de gastos de viáticos, como alimentación, hospedaje y transporte. Es crucial respetar estos límites de gastos para evitar problemas fiscales.

Regulaciones laborales

Las regulaciones laborales también influyen en la gestión de los viáticos, asegurando la transparencia y el uso responsable de estos recursos.

• Transparencia: las empresas deben establecer políticas claras y transparentes en cuanto a la asignación y el uso de los viáticos. Esto incluye informar a los empleados sobre los procedimientos para solicitar y justificar los gastos.
• Políticas internas: cada empresa debe contar con una política interna de viáticos que establezca los criterios para la asignación de viáticos, los tipos de gastos permitidos, los procedimientos para solicitar el reembolso y las sanciones por incumplimiento.
• Revisión periódica: las políticas de viáticos deben ser revisadas periódicamente para asegurarse de que se ajustan a las normativas legales vigentes y a las necesidades de la empresa.
• Uso responsable: los empleados deben utilizar los viáticos de manera responsable y justificar todos los gastos realizados.

Diferencia entre viáticos y gastos de viaje 

Los viáticos son una cantidad fija que se otorga al empleado de forma anticipada para cubrir gastos necesarios básicos. Los gastos de viaje, en cambio, son los costos reales incurridos que se reembolsan al presentar los comprobantes correspondientes. 

Ambos conceptos tienen implicaciones fiscales diferentes y deben ser gestionados de manera adecuada para garantizar el cumplimiento de las normativas y la optimización de los recursos de la empresa.

Los viáticos, al ser una prestación flexible y estratégica, contribuyen a mejorar el bienestar laboral, optimizar la gestión de los viajes de negocios y fortalecer la posición competitiva de la empresa. 

¿Quieres mejorar la gestión de viáticos en tu empresa? Descubre cómo la Tarjeta de Gastos Corporativos de minu puede ayudarte a optimizar y controlar cada gasto de manera eficiente y sin complicaciones.