¿Cómo facturar gasolina paso a paso? Conoce los requisitos

Si quieres mantener un control preciso de los gastos de tu empresa y cumplir con las obligaciones fiscales de México, es crucial que conozcas cómo facturar gasolina de forma correcta. En este artículo, te explicaremos los pasos y conceptos necesarios para realizar este proceso sin dificultades.

Requisitos para facturar gasolina

Toda empresa que quiera facturar gasolina de forma correcta y conforme a las regulaciones fiscales debe cumplir con ciertos requisitos. Entre estos, se encuentran los siguientes:

• Ejercer una actividad empresarial: la empresa debe ser una persona física, estar legalmente constituida y operar dentro de una actividad económica reconocida. Cumplir con este requisito es crucial para deducir la gasolina de impuestos.
• Estar registrado en el SAT: la empresa debe encontrarse debidamente inscrita en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo cual implica tener un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) activo, y estar en el régimen fiscal adecuado para emitir facturas electrónicas. 
• Tener factura electrónica o vale de gasolina: debes contar con un documento  emitido por la compra de combustible. Esto servirá como prueba de la transacción y lo necesitarás para el proceso de facturación.
• Contabilidad electrónica: tu empresa debe registrar electrónicamente todas las transacciones relacionadas con compras de gasolina, Además, debe mantener los documentos en formato electrónico para su revisión por parte del SAT y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)
• Usar una forma de pago autorizada: para que las transacciones sean rastreables y cumplan con las normativas fiscales, los pagos de gasolina deben hacerse usando medios de pago autorizados por el SAT, tales como transferencias, tarjetas de crédito/débito o monederos electrónicos. 
• Permisos vigentes: la empresa debe contar con los permisos y licencias para operar y facturar la gasolina. Esto incluye permisos de operación de la estación de servicio, así como el cumplimiento de las normativas establecidas por la Comisión Reguladora de Energía. 

¿Cómo facturar gasolina?

Cuando hayas recopilado todo lo necesario y tengas los documentos a mano, debes seguir estos 5 pasos para facturar gasolina correctamente:

• Ingresar al sitio web de la estación de servicio: accede a la web de la estación de servicio donde compraste el combustible. Usualmente, estas estaciones tienen un área para la facturación electrónica en su sitio web. 
• Hacer clic en facturación: busca y selecciona la opción «facturación» en el menú del sitio web. Esta opción suele encontrarse con facilidad, ya que está diseñada para facilitar el proceso de generación de facturas. 
• Ingresar el RFC: introduce el RFC de tu empresa en el campo requerido. Además, asegúrate de que el RFC esté registrado de forma correcta, junto con la razón social de la empresa, para no emitir una factura con errores. 
• Subir el ticket de compra: adjunta los tickets, comprobantes de compra de gasolina o vales de gasolina. Recuerda que estos documentos deben estar en formato PDF o imagen, según los requisitos del sitio web.
• Verificar la información y enviar: recuerda revisar con cuidado los datos y documentos subidos. Verifica que la información sea correcta y esté completa antes de enviar la solicitud. Al confirmar que los datos fiscales están bien, envía la solicitud para que se genere la factura electrónica. 

¿Por qué conviene facturar el gasto del combustible?

Facturar el gasto del combustible mejora la salud financiera y ofrece ventajas fiscales, como la deducción de impuestos ante el SAT. Asimismo, facilita la preparación de la declaración anual y brinda algunos beneficios: 

• Llevar un registro del gasto de combustible: la facturación permite mantener un control detallado del consumo de combustible de la organización. De esta forma se pueden monitorear los costos operativos y detectar anomalías en los gastos, en casos de que existan. 
• Planificar el presupuesto destinado a combustible: teniendo un registro ordenado, es más fácil planificar y ajustar el presupuesto destinado a combustible. Esto puede ayudar a evitar sorpresas en costos y a optimizar el uso de recursos financieros en beneficios para tus colaboradores. 
• Acceder a beneficios en las estaciones de servicio: muchas estaciones de servicio brindan programas de lealtad, o descuentos especiales para clientes frecuentes que facturan de forma regular. Esto puede significar ahorros adicionales y ventajas exclusivas para tu organización. 

¿La gasolina siempre es deducible?

La gasolina puede ser deducible siempre y cuando la empresa cumpla con ciertos requisitos. Uno de los más importantes es que el proveedor del combustible debe tener su permiso vigente al momento de emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Si el permiso del proveedor no está vigente o no cumple con las normativas establecidas, la deducción del gasto podría ser rechazada por el SAT. Esto podría afectar significativamente las finanzas de la empresa.

Es crucial corroborar que el proveedor cuente con las autorizaciones necesarias antes de realizar la compra y emitir la factura. Asimismo, es importante mantener un registro de las facturas y permisos vigentes para usarlas como respaldo en caso de una auditoría o revisión por parte de la autoridad fiscal. 

De esta forma, aseguras que los gastos en combustible se deduzcan correctamente, optimizando el ahorro fiscal de tu empresa.

¿De cuánto puede ser el gasto de gasolina para ser deducible?

El monto del gasto de gasolina no tiene un límite mínimo para ser deducible, mientras se cumpla con un requisito indispensable, que es contar con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CRDI). 

Inclusive si el gasto es menor a $ 2000 MXN, lo importante es que la compra se realice a través de medios de pago autorizados y que el CFDI se encuentre emitido correctamente. 

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), la cual fue modificada en 2022, establece que todo gasto relacionado con la actividad económica de una empresa, incluyendo el combustible, puede ser deducible siempre que se cuente con la documentación fiscal que corresponda, independientemente del monto. 

Los vales de gasolina de minu te ayudarán a optimizar tus gastos de combustible y conseguir grandes beneficios fiscales. Lo mejor, se pueden usar a nivel nacional en cualquier gasolinera sin importar marca. ¡Consíguelos ahora!