Todo empleador en México, ya sea empresa o persona física, debe saber registrar adecuadamente a los colaboradores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para cumplir con sus obligaciones legales, y asegurar la protección de su equipo. A continuación, veremos el paso a paso de cómo realizar este proceso de forma efectiva.
¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
La afiliación del colaborador al IMSS es el proceso mediante el cual se inscribe al trabajador en el sistema de seguridad social del país. El empleador, ya sea persona moral o física, debe realizar este trámite dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de contratación y según lo establecido en el artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS).
En este proceso, el empleador debe cubrir las cuotas obrero-patronales al IMSS y es el sujeto obligado en garantizar la protección de los derechos laborales del trabajador.
¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS?
Si quieres dar de alta a un trabajador en el IMSS, existen 2 maneras: online o presencial.
Para realizar el trámite forma presencial debes:
- Hacer una cita: solicita un turno en la subdelegación u oficina auxiliar de afiliación y cobranza del IMSS (www.imss.gob.mx), que corresponda según el domicilio fiscal o domicilio del centro de trabajo.
- Llenar formato antes de la cita: descarga y llena el formato de Aviso de Inscripción del Trabajador (AFIL 02) desde la página web del IMSS para realizar el preregistro.
- Ir a la cita con la documentación: el día de la cita con el IMSS, el empleador o representante legal deberá llevar los siguientes documentos:
- Copia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal o comprobante de domicilio del centro de trabajo.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Número de registro patronal.
- Poder notarial para actos de dominio, administración o poder especial, especificando la capacidad para realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS.
- Identificación oficial vigente del representante legal.
- RFC del representante legal
- CURP del representante legal.
- Aviso de Inscripción del Trabajador (AFIL 02).
Para realizar el trámite forma online debes:
- Acceder al sitio web: ingresa a la página oficial del IMSS Digital y selecciona la opción correspondiente al tipo de alta patronal que necesitas realizar, mediante el IDSE (El IMSS Desde Su Empresa).
- Proporcionar tus datos: ingresa tu CURP, certificado digital del IMSS, Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y correo electrónico en los campos correspondientes.
- Completar el formulario: para realizar la prealta sigue las instrucciones y completa la información requerida en el formulario online.
- Revisar los datos: confirma que los datos ingresados estén correctos.
- Confirmación: espera la confirmación del trámite y la generación de tu número de seguridad social (NSS) u otros documentos necesarios.
¿Por qué debes dar de alta a tus trabajadores ante el IMSS?
Dar de alta a tus colaboradores ante el IMSS es una obligación legal para muchas empresas y tipos de contrato. Este régimen obligatorio también es esencial para asegurar el bienestar laboral de tus trabajadores, ya que les provees de acceso a servicios médicos, prestaciones por incapacidades, pensiones, entre otros beneficios.
Además, asegurar a los colaboradores protege sus derechos, prestaciones económicas y sociales, tales como acceso a créditos para vivienda mediante el INFONAVIT, así como seguridad social en general. También fortalece la relación laboral y promueve un clima organizacional positivo.
¿Qué sucede si no se registran los trabajadores ante el IMSS?
El IMSS tiene la facultad de revisar a las empresas de todo el país, por lo que, si las organizaciones no cumplen con estas obligaciones patronales, pueden llegar sanciones o multas.
Las multas pueden ser de hasta 100 % de las cuotas omitidas, o pueden variar entre montos de 20 a 350 salarios mínimos, dependiendo de la obligación patronal ante el IMSS que esté incumpliendo el empleador. Es decir, que la cantidad exacta de la multa puede variar según la gravedad y el tipo de infracción.
El empleador debe actuar como retenedor de estas cuotas y asegurarse de realizar los movimientos afiliatorios correctos para evitar sanciones.
El artículo 308 de la LSS afirma que el empleador deberá pagar el monto que no haya liquidado por cada uno de los colaboradores. Si dicho monto excede los 13 mil salarios mínimos, el empleador podría enfrentar penas de prisión de entre 2 a 5 años.
¿Cuánto cuesta asegurar a un trabajador en el IMSS 2024?
El costo por asegurar a un trabajador en el IMSS puede variar en función de dos factores principales:
- El sueldo bruto del colaborador
- El nivel de riesgo asociado con sus funciones laborales
En 2023, por ejemplo, los costos de afiliación al IMSS representaban alrededor del 25.5 % del sueldo bruto de cada trabajador. Es decir que, si un empleado tiene un sueldo bruto de $10,000 MXN, el costo de asegurarlo será de alrededor de $2,550 MXN mensuales.
Sin embargo, si el trabajo de dicho colaborador implica un mayor riesgo para su seguridad, podría implicar un costo mayor. Para tener información más detallada sobre este tema, debes consultar la clasificación de actividades laborales del IMSS.
Debido a que los porcentajes para este 2024 pueden variar por ajustes inflacionarios o cambios en la legislación laboral, es importante revisar las actualizaciones en las cuotas y porcentajes publicados por el IMSS, a lo largo de los días del año.
Sabemos que, como empleadores, la cantidad de responsabilidades es difícil de recordar. Por eso, constantemente actualizamos e informamos sobre estos temas de interés e importancia para tu empresa y su futuro en nuestro blog.
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