Guía completa sobre el CFDI: qué es, tipos, usos y cómo emitirlo

La digitalización ha cambiado la forma en la que llevamos nuestros registros contables y fiscales, y uno de sus elementos clave es el CFDI. En este artículo te explicamos con detalle qué es, sus características y los tipos de comprobante fiscal digital por internet que existen. 

¿Qué es el CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento electrónico que sirve como comprobante de las operaciones comerciales realizadas por personas físicas y morales. Es similar a una factura electrónica, pero con características específicas que la hacen válida ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

El CFDI se genera en formato XML (lenguaje extensible de marcas). Al utilizar XML, el SAT puede procesar de manera eficiente una gran cantidad de CFDI, lo que garantiza la seguridad y la integridad de los datos fiscales.

¿Qué es el CFDI 4.0?

El CFDI 4.0 es la versión más reciente y actualmente obligatoria del comprobante fiscal digital. Esta nueva versión entró en vigor el 1 de abril de 2023 y se caracteriza por ser más completa y detallada, lo que permite una mejor captura y análisis de la información fiscal.

Diferencia entre el CFDI 3.3 y el CFDI 4.0

El CFDI 3.3 fue una actualización a las reglas de emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, introducida por el SAT en julio de 2017, entrando en vigor el 1 de enero de 2018. Esta versión buscaba simplificar la emisión de facturas electrónicas y añadió el complemento de pago. 

Si bien el CFDI 3.3 fue muy utilizado, su validez se extendió hasta el 30 de junio de 2023, momento en que fue reemplazado por el CFDI 4.0. Además de ser una versión mejorada, el CFDI 4.0 incluye:

• Mayor detalle en la información: dispone de campos adicionales para proporcionar una descripción más detallada de los bienes o servicios, así como de los impuestos aplicables.
• Mayor precisión en los cálculos: los cálculos fiscales son más precisos y se ajustan a las últimas disposiciones fiscales.
• Adaptación a nuevos esquemas fiscales: está diseñado para adaptarse a los nuevos esquemas fiscales y a las actualizaciones en la legislación.
• Mayor seguridad: incorpora medidas de seguridad adicionales para garantizar la autenticidad y la integridad de los comprobantes.

¿Para qué se usa el CFDI?

Más allá de contener la información fiscal detallada y servir como respaldo de las transacciones, el CFDI también ayuda a:

• Verificación de la legalidad de las empresas: es posible verificar la identidad y legalidad de la empresa con la que se realiza una transacción. Esto ayuda a prevenir fraudes y a garantizar que se está haciendo negocios con empresas establecidas.
• Comprobante de ingresos y retenciones: sirve como evidencia de los ingresos obtenidos por una empresa, así como de las retenciones de impuestos que se han realizado. En muchos casos, actúa de forma similar a un recibo de pago.
• Facilita las auditorías: simplifican el proceso de auditoría, ya que toda la información relevante sobre las operaciones se encuentra en un solo documento electrónico. 
• Aumenta la transparencia: al ser un documento público y accesible a través de los sistemas del SAT, contribuye a aumentar la transparencia en las operaciones comerciales y a combatir la evasión fiscal.
• Facilita la conciliación bancaria: pueden ser conciliados con los extractos bancarios, lo que permite identificar cualquier discrepancia, corregir errores con mayor rapidez, simplificar la recepción de pagos y asegurar que los comprobantes de recepción de pagos sean precisos. 
• Permite la deducción de gastos: son un requisito indispensable para deducir gastos en la declaración de impuestos y para asegurarse de que los impuestos correspondientes se hayan calculado correctamente. 
• Simplifica los procesos administrativos: al digitalizar la facturación, se reducen los costos de impresión, almacenamiento y envío de facturas físicas.
• Acceso a créditos fiscales: en algunos casos, pueden ser utilizados para acceder a créditos fiscales o beneficios fiscales.
• Cumple con obligaciones fiscales: el uso del CFDI es obligatorio para diversas operaciones y contribuye a fortalecer la recaudación fiscal.

¿Cuál es el sustento normativo del CFDI?

Al ser un trámite legal, el CFDI está fundamentado en el Código Fiscal de la Federación (CFF), más precisamente en el artículo 29.

El artículo señala que los contribuyentes deben expedir comprobantes fiscales por las operaciones que realicen, incluyendo la venta de bienes, la prestación de servicios, la obtención de ingresos y la realización de erogaciones. 

Estos comprobantes deben cumplir con los requisitos establecidos por el SAT, incluyendo la utilización del XML, la inclusión de ciertos datos fiscales como el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor y del receptor, la descripción de la operación, el monto de la transacción, los impuestos aplicables y el régimen fiscal del contribuyente. 

El artículo 29 del CFF es la base legal que establece la obligatoriedad del CFDI y define los requisitos que deben cumplir estos comprobantes fiscales.

Características del CFDI

A continuación, te detallamos todas las características que todo CFDI debe cumplir:

• Es único ante el receptor y el SAT: cada uno tiene un número de folio fiscal único que lo identifica de manera inequívoca. Esto permite al SAT llevar un registro detallado de todas las operaciones realizadas y evitar duplicidades.
• Incluye un CSD y el timbrado de la factura: el Certificado de Sello Digital (CSD) es una clave electrónica que identifica al emisor del comprobante y garantiza la autenticidad del documento. El timbrado es el proceso por el cual el SAT comprueba la información del CFDI y le asigna un folio fiscal.
• Es emitido por un proveedor autorizado de certificación por el SAT: los comprobantes deben emitirse mediante un software de facturación que cuente con la autorización del SAT. Este sistema de facturación genera el XML y el timbrado del CFDI.
• Rastreable: cada comprobante tiene un historial que permite rastrear su generación, modificación y cancelación. Esta información es útil para realizar auditorías, resolver cualquier discrepancia y verificar su cumplimiento ante la autoridad fiscal. 
• Está vinculado al RFC de los contribuyentes: tanto el emisor como el receptor del comprobante deben contar con un RFC válido. Este dato es fundamental para identificar a las partes involucradas en la operación.
• 100 % electrónico: el comprobante se genera, transmite y almacena en formato digital. Esto sirve para eliminar la necesidad de imprimir y almacenar facturas físicas, lo que reduce costos y facilita la gestión de los documentos.

¿Cuáles son los datos que no deben faltar en el CFDI?

Estos son los campos obligatorios a llenar, para que el CFDI sea válido:

• Sello digital: es la firma electrónica que garantiza la autenticidad del comprobante y vincula el documento con el emisor.
• Fecha y hora de emisión: indica el momento exacto en que se generó el comprobante.
• Nombre, denominación o razón social: corresponde al nombre completo del emisor del comprobante.
• Operación comercial: describe de manera clara y concisa la transacción realizada (venta de bienes, prestación de servicios, etc.)
• Código postal: indica el código postal del domicilio fiscal del emisor.
• Sello digital y QR para autenticar: además del sello digital del emisor, el CFDI debe incluir un código QR que permite verificar la autenticidad del documento de manera rápida y sencilla.
• Descripción de los bienes o servicios: detalla los productos o servicios que se están transfiriendo, incluyendo cantidad, unidad de medida y descripción detallada.
• Tipo de comprobante: define si se trata de una factura, nota de crédito, nota de débito, etc.
• Forma de pago y método de pago: indica cómo se realizó el pago (contado, crédito, transferencia, etc.) y el método utilizado (efectivo, tarjeta, cheque, etc.)
• Cuenta o referencia de pago: en caso de que aplique, se debe incluir el número de cuenta o referencia bancaria para identificar el pago.
• Precio unitario y total: se debe indicar el precio por unidad de cada producto o servicio, así como el importe total de la operación.

Requisitos esenciales para generar el CFDI

Para poder emitir el CFDI 4.0, las empresas deben cumplir con dos requisitos fundamentales que les permitirán realizar este trámite de manera legal y segura:

• Tener vigente la firma electrónica avanzada (FIEL): es indispensable para realizar trámites fiscales en línea, incluyendo la generación de CFDI. Para obtener la FIEL, se debe acudir a un módulo de atención del SAT y presentar la documentación requerida.
• Tramitar un certificado de sello digital (CSD): este certificado garantiza la autenticidad de los comprobantes fiscales y permite al SAT verificar su origen. Para obtenerlo, se debe contar con la FIEL vigente y realizar el trámite ante un proveedor autorizado de certificación (PAC).

¿Cuáles tipos de CFDI existen?

Existen seis tipos principales de CFDI que se pueden emitir a través de un Proveedor Autorizado de Certificación. Cada uno de estos tipos de comprobantes fiscales, tiene características y usos específicos:

CFDI de ingresos

El CFDI de ingresos se emite cuando una persona o empresa recibe un pago por la venta de bienes o servicios. Es el más común y se utiliza en la mayoría de las transacciones comerciales.

Por ejemplo, una tienda de ropa emite un comprobante de ingresos al vender una prenda a un cliente.

CFDI de egreso

El CFDI de egresos se utiliza para documentar gastos realizados por una empresa, como la compra de insumos, la contratación de servicios o el pago de nóminas.

Por ejemplo, una empresa industrial emite un comprobante de egresos al comprar materia prima para su proceso productivo.

CFDI de traslado

El CFDI de traslado se utiliza para documentar el traslado de bienes, ya sea para su venta o para su uso propio. Es usual en operaciones de comercio exterior y en algunos casos debe incluir también una carta porte, que acredite la legalidad del transporte de mercancías. 

Por ejemplo, una empresa de transporte emite un comprobante de traslado al transportar mercancías de una ciudad a otra.

CFDI de nómina

El CFDI de nómina se utiliza para documentar el pago de salarios y prestaciones a los empleados de una empresa. Este comprobante de nómina o recibo de nómina, es obligatorio para empresas y para ser válido debe cumplir los requisitos establecidos por el SAT. 

Por ejemplo, una empresa manufacturera emite un comprobante de nómina al pagar los salarios de sus trabajadores.

CFDI de pago

El CFDI de pago se utiliza para documentar el pago de impuestos, contribuciones o aprovechamientos. Se trata de un documento esencial para llevar un registro de los pagos realizados. 

Por ejemplo, una empresa paga el impuesto sobre la renta y emite un comprobante de pago para documentar esta operación.

CFDI de retenciones e información de pagos

El CFDI de retenciones e información de pagos se utiliza para documentar las retenciones de impuestos que se realizan a terceros, como las retenciones del ISR a proveedores.

Por ejemplo, una empresa constructora realiza un pago a un subcontratista y le retiene el ISR. Para documentar esta retención, emite un comprobante de retenciones.

¿Dónde se pueden emitir los CFDI?

Existen dos vías principales para emitir un comprobante fiscal digital por Internet. El principal es el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), el cual ofrece una plataforma gratuita diseñada para que los contribuyentes generen sus propios comprobantes. 

Esta opción es útil para manejar un bajo volumen de facturas y buscan tener un mayor control sobre este proceso. Sin embargo, el portal del SAT tiene limitaciones en funcionalidades y personalización, lo que puede ser no ideal para empresas con necesidades específicas o con alto volumen de facturación. 

La segunda opción es contratar un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), una empresa aprobada por el SAT para emitir CFDI. Estos proveedores facilitan la generación masiva de facturas, la integración con sistemas contables, la firma electrónica y el almacenamiento de los comprobantes en la nube. 

Si bien los servicios de un PAC suelen tener un costo, este puede variar dependiendo el volumen de facturas y las funcionalidades contratadas. Al optar por un PAC, las empresas pueden optimizar sus procesos de facturación, reducir errores y garantizar el cumplimiento de las disposiciones fiscales. 

¿Quiénes están obligados a emitir un CFDI?

Todos los contribuyentes en México están obligados a emitir CFDI por internet. Es decir, que cualquier persona moral o física que realice actividades económicas y esté inscrita en el RFC debe emitir facturas electrónicas por sus operaciones. 

¿Qué pasa si no lo emito?

El incumplimiento en la emisión de CFDI puede acarrear graves consecuencias para los contribuyentes. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha establecido sanciones y multas para aquellos que no cumplan con esta obligación fiscal.

Al no emitirlo, los contribuyentes se exponen a las siguientes sanciones:

• Multas económicas: el monto de las multas puede variar dependiendo de la gravedad de la infracción y del número de comprobantes no emitidos. Estas multas pueden ser altas y generar un impacto negativo en las finanzas de las empresas.
• Clausura temporal: en casos de reincidencia o de infracciones graves, el SAT puede imponer la clausura temporal del establecimiento, lo que implica la suspensión de las actividades económicas por un periodo determinado.
• Procedimientos administrativos: el SAT puede iniciar procedimientos administrativos en contra de los contribuyentes que no cumplan. Estos procedimientos pueden derivar en la imposición de otras sanciones o en la determinación de créditos fiscales a cargo del contribuyente.
• Dificultades para deducir gastos: los gastos que no estén respaldados por un comprobante válido no podrán ser deducidos para efectos fiscales, lo que disminuye la utilidad fiscal y, por lo tanto, el impuesto a pagar.

En minu sabemos lo importante que es tener en regla todas tus operaciones. Por ello, en nuestro blog encontrarás una gran variedad de artículos que te ayudarán a conocer todos los procesos y requisitos que deben cumplir tus actividades comerciales según lo estipulado en la ley.