¿Cómo hacer una nómina en 11 sencillos pasos?

Si bien hacer una nómina puede parecer una tarea complicada, con el enfoque y los pasos correctos, se puede simplificar el proceso y evitar errores comunes. A continuación te guiaremos mediante 11 pasos para que puedas crear una nómina precisa y eficiente. ¡Empecemos!

¿Cuáles son las partes de una nómina?

Una nómina es un documento contable que detalla las percepciones y deducciones que conforman el salario de un colaborador durante un período determinado. Es un reflejo de la relación laboral y un instrumento esencial para la gestión de nóminas y los impuestos. 

A continuación, te detallamos qué incluye cada una de sus partes son las siguientes:

Encabezado

El encabezado de una nómina es como la portada del documento. Contiene la información básica y legal que identifica tanto a la empresa, eso incluye tanto a su CIF, como al colaborador.

• Datos de la empresa:
  • Razón social
  • Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
  • Dirección fiscal
  • Número de seguridad social (NSS) de la empresa
• Datos del colaborador:
  • Nombre completo
  • Número de Seguro Social (NSS)
  • CURP
  • Fecha de antigüedad en la empresa
  • Puesto
  • Régimen de contratación (por ejemplo, contrato colectivo, ley federal del trabajo)
• Periodo de liquidación: indica las fechas de inicio y fin del periodo al que corresponde la nómina (generalmente quincenal o mensual).

Devengos

Los devengos representan el total de lo que el colaborador ha ganado durante el periodo, es decir, el bruto del trabajador. Incluyendo percepciones salariales, compensaciones, horas extraordinarias y remuneraciones voluntarias.

• Percepciones salariales:
  • Salario base: cantidad fija acordada por el trabajo ordinario, que representa el salario bruto antes de aplicar cualquier deducción.
  • Compensaciones salariales: bonos por productividad, antigüedad, etc.
  • Horas extraordinarias: pagas extraordinarias por horas trabajadas más allá de la jornada regular.
  • Remuneraciones voluntarias: aguinaldo, prima vacacional, entre otros.
• Percepciones no salariales:
  • Vales de despensa: beneficio otorgado por la empresa para adquirir alimentos.
  • Ayuda para gastos de transporte: subsidio para cubrir los gastos de traslado.
  • Viáticos: reembolso de gastos generados por viajes de trabajo.

Deducciones

Las deducciones son las cantidades que se restan al total de los devengos para obtener el salario neto.

• Cotizaciones a la seguridad social:
  • IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social (para salud, pensiones, riesgos de trabajo y contingencias comunes y contingencias profesionales) El número de afiliación es esencial para identificar al trabajador y asegurar que se realicen las contribuciones correctas. 
  • INFONAVIT: Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los colaboradores.
  • FOGASA: Fondo de Garantía Salarial, que protege a los colaboradores en caso de insolvencia de la empresa. 
• Impuesto sobre la renta (ISR): retención de IRPF correspondiente a las percepciones del colaborador.
• Anticipos de nómina: montos adelantados al colaborador.
• Otras deducciones: embargos, cuotas sindicales, etc.

Líquido a percibir o salario neto

Es el monto final que el colaborador recibirá después de aplicar todas las deducciones.

• Salario neto: resultado de restar todas las deducciones a los devengos.
• Pagas prorrateadas: en caso de que el colaborador haya ingresado o salido de la empresa a mitad del período, se calcularán las percepciones y deducciones de manera proporcional.

Sellos de la empresa y firma del trabajador

Al final de la nómina, se incluyen los sellos de la empresa, la firma y los datos del trabajador, como constancia de que ha recibido la información y el pago correspondiente.

Además, puede haber información adicional, como:

• Asimilados a salarios: ingresos que, aunque no son estrictamente salariales, se consideran como tales para efectos fiscales (por ejemplo, comisiones por ventas).
• Pago por honorarios: forma de pago a profesionales independientes, donde el colaborador emite una factura.
• Nómina mixta: combinación de colaboradores asalariados y colaboradores pagados por honorarios.

Es importante destacar que la legislación laboral mexicana está en constante actualización, por lo que se recomienda consultar con un contador o asesor laboral para obtener información más precisa y actualizada sobre la elaboración de nóminas.

Sobre todo en situaciones de fuerza mayor o para personas físicas que trabajan de forma independiente o en contratos específicos.

¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

Elaborar una nómina puede resultar compleja debido a la cantidad de cálculos y normativas que deben considerarse. Para realizarla de manera correcta y eficiente, es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. Encabezado y recopilación de datos

• Información del empleado: nombre completo, número de seguridad social, CURP, antigüedad, puesto de trabajo, número de cuenta, etc.
• Datos de la empresa: razón social, RFC, dirección fiscal, prorrateo, etc.
• Percepciones y deducciones del periodo anterior: sirven como base para los cálculos del nuevo periodo, así como el trabajo realizado durante el mes. 
• Cambios en la relación laboral: altas, bajas, modificaciones salariales, etc.

2. Cálculo de devengos

Para determinar el total devengado, se deben considerar los conceptos salariales que correspondan al periodo, incluyendo el salario base, percepciones variables como horas extras y otros beneficios acumulados. 

• Salario base: cantidad fija acordada por el trabajo ordinario.
• Percepciones variables: horas extras, comisiones, bonos, etc.
• Prestaciones en especie: vales de despensa, seguro de gastos médicos, etc.
• Otras percepciones: aguinaldo, prima vacacional, etc.

3. Cálculo de deducciones

• Seguridad Social: incluye las cotizaciones de la seguridad social (IMSS, INFONAVIT, etc.)
• Impuesto Sobre la Renta (ISR): calculado con base en las tablas proporcionadas por el SAT.
• Otras deducciones: préstamos, cuotas sindicales, y pagos realizados mediante una entidad bancaria. 

4. Creación de bases de cotización

• Salario base sujeta a cotización: suma de los conceptos que sirven para calcular las cuotas al IMSS e INFONAVIT.
• Útiles para determinar las cuotas obrero-patronales.

5. Cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR)

• Utilizar las tablas de ISR proporcionadas por el SAT, considerando también la normativa del IRPF en casos de colaboradores extranjeros o colaboraciones internacionales. 
• Considerar las deducciones personales y familiares del colaborador.
• Aplicar las tasas correspondientes al salario del colaborador.

6. Detalle de percepciones extrasalariales

• Especificar cada concepto extrasalarial, su monto y el total de días trabajados durante el período. 
• Indicar si están gravados o exentos de ISR.

7. Elaboración del encabezado

• Incluir los datos generales de la empresa y del colaborador.
• Especificar el periodo de pago.

8. Elaboración del cuerpo de la nómina

• Detallar de forma clara y concisa cada concepto de devengos y deducciones.
• Presentar los cálculos de manera ordenada.

9. Cálculo del salario neto

• Restar el total de deducciones al total de devengos.
• Verificar que el cálculo sea correcto.

10. Elaboración del pie de nómina

• Incluir la firma del colaborador y del representante legal de la empresa.
• Indicar la fecha de pago.

11. Entrega de la nómina

• Entregar una copia física o digital al colaborador.
• Conservar un ejemplar en los archivos de la empresa.

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Cualquier error en los cálculos puede generar problemas legales y financieros para la empresa. Por esta razón, es recomendable contar con el apoyo de un contador o asesor laboral.

¿Cómo es la entrega de nóminas?

El pago de la nómina puede realizarse de diferentes maneras, según la política de cada empresa:

• Semanal
• Quincenal
• Mensual (mes vencido) 

Independientemente de la frecuencia de pago, es esencial que el departamento de recursos humanos entregue a cada empleado una copia de su recibo de sueldo. 

Este documento no solo detalla el salario base, sino que también incluye complementos salariales, deducciones y otros beneficios, siendo fundamental para el área de RR.HH. La nómina es un documento informativo fundamental que ayuda a los colaboradores a entender la composición de su salario.

Proceso de entrega y aceptación de nóminas 

Al recibir su recibo de sueldo, el colaborador debe firmar y colocar la fecha. Este acto formaliza su conformidad con el salario que se le ha asignado, así como con los complementos y deducciones aplicados. 

Además, la firma del empleado asegura que los datos personales, como nombre y número de identificación, son correctos, evitando posibles errores que puedan afectar futuras transacciones.

La entrega de nóminas también debe contemplar la privacidad y la seguridad de la información. Es fundamental que los recibos de sueldo se manejen de manera confidencial, y que se implemente un sistema que proteja la información sensible de cada empleado.

¿Qué datos son necesarios para el cálculo de la nómina?

El cálculo de la nómina varía según la situación personal y el tipo de contrato. Aunque su estructura es estándar, puede incluir cotizaciones para la formación profesional, enfocadas en mejorar las habilidades del equipo. Los datos necesarios para llevar a cabo este cálculo son:

• Convenio colectivo que se aplica: este documento establece las condiciones laborales y salariales específicas que deben seguirse en la empresa, incluyendo salarios mínimos, complementos y beneficios.
• Grupo de cotización y categoría profesional: cada empleado se clasifica dentro de un grupo de cotización según su grupo profesional, lo que afecta la base de cálculo para las contribuciones a la seguridad social y otros beneficios.
• Situación familiar del empleado: factores como el estado civil (casado o soltero) y el número de hijos son cruciales para determinar las deducciones fiscales y posibles ayudas que pueden aplicarse en la nómina.
• Tipo y duración del contrato: la naturaleza del contrato (indefinido, contrato temporal, o a tiempo parcial, etc.) y su duración también influirán en el cálculo del salario, así como en la acumulación de derechos laborales. Es crucial incluir el código de contrato correspondiente. 
• Pago de horas extras: es crucial registrar las horas trabajadas por encima de la jornada laboral establecida, ya que estas horas suelen considerarse pagas extras y se remuneran a un tipo superior. Además, se debe asegurar que el código de cuenta de cotización esté asignado correctamente. 

La gestión moderna de nóminas se ha visto facilitada por la disponibilidad de calculadoras de nóminas. Estas herramientas digitales permiten a las empresas calcular el salario neto de los colaboradores a partir de toda la información mencionada anteriormente. 

Los programas de nóminas, integrados en sistemas de gestión de recursos humanos, también ofrecen una automatización del proceso de cálculo que ahorra tiempo y mejora la precisión. 

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